Guvernörsbloggen februari 2018

Information om GDPR, General Data Protection Regulation

Den 25 maj 2018 börjar inom EU en ny dataskyddsförordning – GDPR – att gälla. Den kommer att påverka alla organisationer som hanterar personuppgifter. Alla Rotaryklubbar påverkas av den nya förordningen och skälet till det är att ansvaret för de personuppgifter som finns i medlemsregistret ligger på klubbnivå.

Den nya förordningen är till för att skydda persondata för EU-medborgare. GDPR innebär även utökade rättigheter såsom rätten till tydlig information, att ändra felaktiga uppgifter, att få sina data flyttad eller rätten att bli ”glömd”, att få sina data borttagen och rätten att avsluta sitt avtal med en organisation.

Rotary måste som alla andra organisationer se över innehållet i sina register, hur och vem som kan få tillgång till informationen, säkerhetsrutinerna samt hur medlemmar ska informeras och/eller ge samtycke till registerinnehåll. Även överföringen till Rotary International måste ses över.

Det måste finnas ett samtycke från alla medlemmar till att man finns med i Rotarys register. Klubben måste alltså från alla medlemmar inhämta samtycken och uppdatera dessa löpande samt förvara dem för eventuell revision.

Rotaryklubben är redan idag huvudansvarig för sitt medlemsregister samt för hur en medlems information hanteras, t.ex. på hemsidor mm. Klubben är också ansvarig för att medlemsdata hålls uppdaterad och raderad när en medlem slutar. Även efter att GDPR-förordningen har införts är klubbarna huvudansvariga.

Inom SRS (Svensk Rotary Service är de 10 distrikten i Sverige i samverkan) har gjorts olika uppskattningar av vad det kommer att kosta att anpassa nuvarande IT system (ClubAdmin) och denna summa har varierat kraftigt.

Detta har lett till att vårt distrikt tillsammans med distrikt 2390 letat efter alternativa IT- system och undersökt funktionalitet, kostnader och framför allt om dessa är GDPR-anpassade redan från början. SRS har därmed också insett värdet av att samlat se på alternativa lösningar till dagens IT system.

Även Rotary International har startat GDPR-projekt där vi i EU-länderna kommer att både ges information och bli tillfrågade om hur projektet går.

Det finns en mängd organisationer som erbjuder kurser och annat material för att utbilda oss inom GDPR. På Datainspektionens sida finns en checklista av vad som behöver göras. Dessutom finns det mycket annat nyttigt angående GDPR på denna sida (datainspektionen.se).

 

Det är en lång process vi ska igenom innan vi är helt klara med våra förberedelser inför de nya reglerna som kommer att gälla from 25 maj. Men allt behöver inte vara på plats detta datum. Det viktigaste är att det finns en klar handlingsplan för hur vi agerar.

Jag upplever att vägen fram till hur vi ska agera inför GDPR inte varit helt lätt. Men genom att jag envist upprepat frågan om vad det är som behöver göras har vi stegvis kommit närmare kunskap. Det kan ta längre tid än planerat och dessutom leda fram till något som inte varit planerat från början. Ytterligare har personer uttryckt sin starka oro inför de bötesbelopp som kommer att kunna bli aktuella och det har skapat en obefogad rädsla hos oss som finns inom den ideella verksamheten.

Trädplantering i Rumänien

Jag instämmer i att aktionen att plantera ett träd kan få Rotary att få upp miljöfrågan på agendan. Det är många år sedan det mottot var aktuellt och det är nu dags att få det till praktisk handling.  Ian Riseley, Rotary Internationals President 2017-18, har utmanat alla Rotaryklubbar i hela världen att plantera minst ett träd per medlem under nuvarande Rotaryår, fram till Earth Day 28 april 2018, och genom denna handling ge ett bidrag till miljön och vår planet. Trädplanteringsprojekt pågår nu över hela världen. Vi har valt Rumänien för att det är relativt nära oss, det har godkänts av Ian Riseley, det är ett Rotary-projekt skapat av rotarianer i landet, det finns en administration som redan fungerar och ett fungerande betalsystem är på plats.

I bilagan får Du detaljer om trädprojektet i Rumänien och hur Du enkelt kan bidra till planteringen.

Projektet har sökt och beviljats distriktsbidrag av TRF kommittén.

Sommarläger i Roslagen juli 2018

I år har vi bestämtoss för att försöka genomföra ett sommarläger för att vi ska bli bättre på en av våra huvudgrenar, ungdomsutbyte. Vi vet ju att vi har haft stora svårigheter under senare tid att såväl hitta skolor som värdfamiljer och antalet ungdomar i utbytet har minskat kraftigt i hela landet. Vårt distrikt tillsammans med övriga ingår i en stiftelse som hanterar ungdomsutbytet. Distriktsstyrelsen har fattat beslut om en genomlysning av denna verksamhet. Det finns några klubbar som är mycket engagerade i Rotarys ungdomsutbyte och därför behöver vi fundera igenom hur denna så viktiga verksamhet ska organiseras i framtiden för att nå bästa resultat.

Inbjudan till vårt sommarläger på Rådmansö har gått ut till samtliga distriktsguvernörer runt Östersjön med uppmaning att involvera sina RYE ansvariga och se till att anslag sätt upp i skolor mm. Senaste anmälningsdag har satts till den 30april och minsta antal deltagare till 15 för genomförande.

Under tiden som lägret pågår, 15/7 – 28/7, kommer det att behövas funktionärer från klubbarna inom distriktet för att klara av alla praktikaliteter som blir i samband med detta sommarläger. Vi vill därför att intresserade av att delta redan nu markerar aktuella datum så återkommer vi efter det att sista anmälningsdag har passerats. Intresserade kan anmäla sig till mig via min epost, peter.ng.eklund@gmail.com.

Inbjudan skickas som bilaga.

Rotary Youth Leadership Awards, RYLA sommaren 2018

De två senaste åren har vi tillsammans med Distrikt 2231 genomfört en RYLA i Sopot/Gdansk och så kommer att ske även i år. Anmälan sker under innevarande år. Däremot genomförs själva kursen under nästkommande Rotaryår från 31 augusti (ankomst) till 4 september (avresa). Bifogat finns inbjudan till kursen och vi hoppas att det ska finnas många intresserade av detta unika erbjudande. Kostnaden per stipendiat är 4 500 SEK.

Jag har själv deltagit som facilitator vid de två kurser som har varit och har funnit ett stort nöje i det. Dels har jag själv lärt mig mera om hur kommunikation fungerar mellan människor dels har jag imponerats över den energi kursdeltagarna lagt ned. Energi har lagts ned såväl inne i kurslokalen som utanför och många gånger har den varit outsinlig.

Seminarium om kvinnor inom Rotary 15 mars i Stockholm

I mitt guvernörsuppdrag ingår att verka för att öka antalet och andelen kvinnliga medlemmar inom Rotary. Med anledning av det kommer vi att hålla ett seminarium på FEI, ingång hörnet Döbelnsgatan – Kammakargatan, Stockholm. Seminariet startar kl 18:00 och avslutas kl 19:50. Det är andra gången vi genomför detta seminarium och jag hoppas på minst lika bra deltagande denna gång.

Anmälan via ClubAdmin som vanligt.

Klubbnamnet

I förra bloggen tog jag upp frågan om hur klubbarna ska benämnas och jag lovade att återkomma snarast och meddela hur det skulle vara. Tyvärr har jag inte lyckats få klarhet ännu men inväntar svar från PR-ansvarige inom vår zon. Det är ju några nya klubbar på gång inom distriktet och det är mycket viktigt att vi vet vad som gäller då det börjar bli aktuellt med att trycka material med logga på. Det känns onödigt att behöva lägga tid och energi på en fråga som denna då det finns så många andra angelägna uppgifter inom Rotary.

Almedalen 2018

Om du planerar att vara på Gotland under Almedalsveckan och vill bidra till att stärka Rotarys varumärke vill jag att du hör av dig (peter.ng.eklund@gmail.com).

Vi kommer att hålla seminarier vid 4 tillfällen och dessa kommer att vara under temat ”Freds- och konflikthantering” samt ”Integration”.  Datum för dessa är 2 och 4 juli. För ytterligare information se http://www.almedalsveckan.info

Forskning om kvinnligt företagande inom Rotary

Jag har fått följande brev och uppmanar de som skulle vilja delta i studien att kontakta Lena Lewin.

”Jag ska göra en B-uppsats i genusvetenskap på Högskolan i Gävle. Min handledare är Sarah Ljungquist, Ph. D, sarah.ljungquist@hig.se. 

Jag söker belägg för en teori som menar att det finns ett samband mellan tillväxt för företag som ägs av kvinnor och medlemskap i ett professionellt nätverk. Jag menar att Rotary är ett professionellt nätverk. 

Av den anledningen söker jag 12 kvinnor som både är medlemmar i Rotary och samtidigt driver företag.  Kvinnorna ska också ha drivit sitt företag innan de blev medlemmar i Rotary. Jag kommer att göra intervjuer.  

Har ni kvinnor som driver företag i ert Rotary distrikt? Jag tar tacksamt emot hjälp att sprida detta mail till de olikaklubbarna som finns inom ert distrikt. Med förhoppning att de vidarebefordrar mailet till kvinnor som de vet driver företag.  Mycket tacksam för den hjälpen i sådana fall.  För Rotarys del borde det vara positivt med den studien jag gör.         

Vänliga hälsningar Lena Lewin

lenalewin@hotmail.com

0709189769”

PETS och Vårstämma i Uppsala lördagen den 24 mars

Det är nu dags för inkommande presidenter och inkommande sekreterare att delta i PETS. För inkommande presidenter är det obligatoriskt och en frivillig del arrangeras för inkommande sekreterare. Inkommande distriktsguvernör Magnus Elfwendahl är på gång att skicka ut kallelse med detaljer kring detta event.

Vid samma tillfälle kommer Vårstämman att hållas och jag vill uppmana medlemmarna att delta i denna viktiga angelägenhet. Delta och gör din röst hörd. I år föreslår distriktsstyrelsen inom 2350 att vi ska utreda frågan om vi ska fortsätta delta i den ideella föreningen Svensk Rotaryservice (SRS).Bakgrunden till detta är bland annat de arbetsformer som förekommit under lång tid samt de förändringar som skett av verksamheten under innevarande år.

Klubbesöken och nya klubbar

Låt mig en sista gång få uttrycka min förtjusning över att besöka klubbarna. Det har varit oerhört inspirerande att få träffa så många engagerade medlemmar som finns inom vårt distrikt 2350 samt de kunniga ledamöter som finns i styrelser och kommittéer. Det är med saknad jag nu har genomfört mitt sista officiella klubbesök som guvernör.

Jag gläds också över all den aktivitet som pågår för att bilda nya klubbar. Detta är enligt min åsikt ett sätt att förnya och förhoppningsvis hitta nya engagerade medlemmar till vårt Rotary. Det är vägen mot yrkesnätverket för många.